Wie priorisiere ich, welche Prozesse ich mit KI angehe?

Die schwierigste Frage beim KI-Einstieg ist selten "wie", sondern "womit zuerst". In jedem Betrieb gibt es zwanzig Abläufe, die sich theoretisch automatisieren liessen, und genau das ist die Falle: Wer alles gleichzeitig angeht, kommt nirgends an. Dieser Artikel gibt dir eine einfache Methode und eine Tabelle an die Hand, mit der du im Team entscheidest, welcher eine Prozess den Anfang machen soll. Es geht hier nicht um das Wie der Umsetzung (das findest du in unserem Beitrag zu den ersten Prozessen), sondern um die Auswahl davor.

Warum überhaupt priorisieren und nicht einfach anfangen?

Weil der erste Fall über alles Weitere entscheidet. Läuft er gut, hast du ein sichtbares Ergebnis, das Vertrauen im Team schafft und zeigt, dass die Sache mehr ist als ein Hype. Läuft er schlecht, weil du dir zufällig den kompliziertesten Ablauf ausgesucht hast, ist die Stimmung schnell verbrannt. Priorisieren heisst also nicht Bürokratie, sondern den Fall zu finden, bei dem der Nutzen hoch und das Risiko klein ist. Und das ist selten der Ablauf, der dir zuerst in den Sinn kommt.

Nach welchen Kriterien beurteile ich einen Prozess?

Vier Kriterien reichen für den Anfang, und du kannst sie ohne Vorwissen einschätzen. Sie beantworten zusammen die Frage, ob sich der Aufwand lohnt und ob das Risiko tragbar ist.

Häufigkeit: Wie oft läuft der Ablauf ab? Etwas, das täglich passiert, bringt automatisiert viel mehr als etwas, das dreimal im Jahr vorkommt.
Zeitaufwand pro Durchlauf: Wie lange dauert es jedes Mal von Hand? Häufigkeit mal Zeitaufwand ergibt den eigentlichen Hebel.
Fehleranfälligkeit: Passieren beim manuellen Erledigen oft Flüchtigkeitsfehler? Monotone Tipp- und Sortierarbeit ist ein guter Kandidat, heikle Ermessensentscheidungen eher nicht.
Datensensibilität: Sind Kundendaten, Gesundheitsdaten oder Finanzdaten im Spiel? Je sensibler, desto vorsichtiger solltest du für den ersten Versuch sein und desto eher gehört das Thema Datenschutz vorab geklärt.

Die ersten drei Kriterien sprechen für einen Prozess, das vierte spricht bei hohem Wert dagegen. Ein guter Startfall ist häufig, zeitfressend, fehleranfällig und arbeitet mit unkritischen Daten.

Wie mache ich daraus eine Entscheidung im Team?

Mit einer kleinen Bewertungs-Tabelle, die ihr gemeinsam ausfüllt. Jeder Ablauf bekommt pro Kriterium eine Note von 1 bis 5. Bei Häufigkeit, Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit ist hoch gut. Bei Datensensibilität drehst du es um: 5 bedeutet unkritische Daten, 1 bedeutet hochsensibel. So zeigt am Ende die höchste Summe auf den besten Startfall.

Ein ausgefülltes Beispiel mit drei erfundenen, aber typischen Abläufen:

Prozess	Häufigkeit	Zeitaufwand	Fehleranfälligkeit	Daten (5=unkritisch)	Summe
Eingangsmails vorsortieren	5	3	4	4	16
Offerten aus Vorlage erstellen	3	5	3	3	14
Lohnabrechnungen prüfen	2	4	5	1	12

In diesem Beispiel gewinnt das Vorsortieren der Mails, obwohl das Prüfen der Lohnabrechnungen bei Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit stark punktet. Der Grund ist die Datensensibilität: Löhne sind heikel, und ein Fehler dort ist teuer. Die Mails laufen täglich, sind unkritisch und verzeihen einen Fehlversuch. Genau so ein Fall eignet sich für den ersten Schritt.

Die Zahlen oben sind ein gerundetes Beispiel, kein Messwert. Der Sinn der Tabelle ist nicht die perfekte Kommastelle, sondern dass ihr im Team über dieselben Kriterien redet statt über Bauchgefühl. Oft ist schon das Gespräch beim Ausfüllen wertvoller als die Endsumme.

Welche Fehler machen KMU bei der Auswahl am häufigsten?

Drei Muster sehen wir immer wieder. Sie kosten nichts, wenn du sie kennst, und viel, wenn nicht.

Der erste Fehler ist, mit dem Prestigeprojekt zu starten statt mit dem langweiligen Gewinner. Der beeindruckende, komplexe Ablauf klingt spannend, ist aber genau der, bei dem am meisten schiefgehen kann. Fang mit dem unspektakulären Fall an, der einfach jede Woche nervt.

Der zweite Fehler ist, den sensibelsten Prozess zuerst anzugehen, weil er am meisten Zeit frisst. Verständlich, aber riskant. Sensible Daten gehören zuerst sauber geklärt, nicht als Testfeld benutzt.

Der dritte Fehler ist, gar nicht zu entscheiden und stattdessen an fünf Dingen halbherzig zu basteln. Ein einziger fertig umgesetzter Fall ist mehr wert als fünf angefangene. Wähle einen, bring ihn zum Laufen, lerne daraus, dann nimm den nächsten.

Was mache ich, wenn zwei Prozesse gleichauf liegen?

Nimm den, bei dem du das Ergebnis am schnellsten selbst sehen und beurteilen kannst. Ein Ablauf, dessen Resultat du täglich vor Augen hast, gibt dir sofort Rückmeldung, ob die KI brauchbar arbeitet. Ein Prozess, dessen Wirkung sich erst nach Monaten zeigt, lässt dich lange im Ungewissen. Bei Gleichstand gewinnt also die schnelle Sichtbarkeit, weil du daraus am meisten lernst, bevor du grösser wirst.

Zusammengefasst: der Weg zum ersten Fall

Schreib in einer Viertelstunde alle Abläufe auf, die euch regelmässig Zeit kosten. Bewerte sie mit den vier Kriterien in der Tabelle. Nimm den mit der höchsten Summe, sofern die Daten unkritisch sind. Setz genau diesen einen um, sammle Erfahrung, und geh dann zum nächsten. Diese Reihenfolge schützt dich vor dem häufigsten Reinfall, dem Verzetteln.

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