Zapier vs Make vs n8n in 2025: A Swiss-Centric Cost & Compliance Shoot-out

TL;DR Zapier ist der MacBook unter den Automatisierungs-Tools – teuer aber poliert. Make bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. n8n gewinnt bei Datenschutz und Flexibilität. Für Schweizer KMU kommt es auf Ihre Prioritäten an.

"Welches Tool soll ich nehmen?" – die häufigste Frage in meinen Beratungen. Die Antwort hängt von drei Faktoren ab: Budget, Compliance-Anforderungen und technische Flexibilität.

Hier der detaillierte Vergleich der drei Marktführer aus Schweizer Sicht.

Why Tool Choice Matters Post-revFADP

Seit September 2023 gelten in der Schweiz verschärfte Datenschutz-Regeln. Die Wahl Ihres Automatisierungs-Tools entscheidet darüber, ob Sie rechtssicher arbeiten oder Bussgelder bis CHF 250'000 riskieren.

Die drei Schlüsselfragen:

1. Wo werden meine Daten verarbeitet?
2. Wie viele Sub-Processors sind involviert?
3. Kann ich bei Bedarf vollständige Kontrolle übernehmen?

Pricing Deep-Dive: The Pay-As-You-Go Reality

Zapier: Premium-Preise für Premium-Erfahrung

Starter-Tarif: $19.99/Monat (≈ CHF 19) für 750 Tasks

• Pro Task: CHF 0.025 innerhalb des Limits
• Überschreitung: CHF 0.034 pro zusätzlicher Task
• Versteckte Kosten: Multi-Step Zaps zählen mehrfach

Beispiel-Rechnung für KMU:

• 2000 Tasks/Monat (typisch für 10-Mitarbeiter-Firma)
• Professional Plan: $49/Monat (≈ CHF 47)
• Effektive Kosten: CHF 0.024 pro Task

Make: Das Preis-Leistungs-Sieger

Core-Tarif: $9/Monat (≈ CHF 9) für 10'000 Operations

• Pro Operation: CHF 0.0009 (!!)
• Vorteil: Operations ≠ Tasks (ein komplexer Workflow = mehrere Operations)
• Sweet Spot: Bis 40'000 Operations für $16/Monat

Beispiel-Rechnung:

• Gleiche 2000 "Tasks" = ca. 8000 Operations
• Core Plan: CHF 9/Monat
• Effektive Kosten: CHF 0.001 pro Operation

n8n: Open Source mit optionalem Hosting

Self-Hosted: CHF 0 (nur Server-Kosten)

• Sliplane: €9/Monat (≈ CHF 9)
• Infomaniak VPS: CHF 15/Monat
• Pro Task: Praktisch CHF 0

n8n Cloud: $20/Monat für 2500 Workflow-Executions

• Pro Execution: CHF 0.008
• Aber: Datenschutz-Kompromisse

Feature Matrix: Beyond the Basics

AI Tools Vergleich

Zapier AI (2025):

• AI-powered App-Suggestions
• Automatische Workflow-Generierung
• ChatGPT-Integration (separates Add-on)

Make AI:

• AI Agent für komplexe Entscheidungen
• Built-in OpenAI-Nodes
• Smart Error Recovery

n8n AI (Open Source):

• Native OpenAI/Anthropic/Local-LLM-Nodes
• Eigene RAG-Pipelines möglich
• AI-Code-Generator für Custom Functions

Gewinner: n8n für Flexibilität, Make für Einfachheit

Hands-On Speed Test: "Lead → Notion DB" Challenge

Ich habe den gleichen Workflow in allen drei Tools aufgebaut: Website-Lead automatisch in Notion-Datenbank übertragen, mit E-Mail-Benachrichtigung.

Zapier: 8 Minuten Setup

1. Webhook-Trigger erstellen → 2 Minuten
2. Notion-Verbindung → 3 Minuten (OAuth-Flow)
3. Data-Mapping → 2 Minuten
4. E-Mail-Schritt → 1 Minute

Eindruck: Sehr intuitiv, aber wenig Kontrolle über Datenverarbeitung.

Make: 6 Minuten Setup

1. Webhook-Trigger → 1 Minute
2. Notion-Modul konfigurieren → 2 Minuten
3. Visual Data-Mapping → 2 Minuten
4. Gmail-Modul → 1 Minute

Eindruck: Bester Visual Editor, sehr mächtige Datenverarbeitung.

n8n: 12 Minuten Setup

1. Webhook-Node → 2 Minuten
2. Notion-API konfigurieren → 5 Minuten (manueller API-Key)
3. Data-Processing mit JavaScript → 3 Minuten
4. SMTP-Node → 2 Minuten

Eindruck: Steile Lernkurve, aber maximale Flexibilität.

Spoiler: Zapier ist tatsächlich der MacBook unter den Automatisierungs-Tools – teuer, aber sofort benutzbar.

Decision Tree for Swiss KMU

Starten Sie hier: Wie viele Automationen planen Sie?

├── 1-5 einfache Workflows
│   ├── Budget <CHF 50/Monat → Make
│   └── Budget >CHF 50/Monat → Zapier
│
├── 5-20 mittlere Workflows  
│   ├── Datenschutz kritisch → n8n (Self-Host)
│   ├── Schnelle Results → Make
│   └── Maximale App-Auswahl → Zapier
│
└── 20+ komplexe Workflows
    ├── Entwickler-Team vorhanden → n8n
    ├── Budget unlimited → Zapier Enterprise
    └── Beste Balance → Make Pro

Branchenspezifische Empfehlungen

Gesundheitswesen/Anwälte: n8n (Datenschutz) E-Commerce: Make (Preis-Leistung + Shopify-Integration) Finanzdienstleister: Zapier (Compliance-Features) oder n8n (Self-Host) Manufacturing: n8n (IoT-Integration + Custom Logic)

ROI Calculator: Download & Customize

Die wahren Kosten entstehen nicht durch die Tool-Lizenz, sondern durch Aufbau und Wartung.

Gesamtkosten-Formel:

Monatliche TCO = Tool-Lizenz + (Aufbau-Stunden × CHF 120) / 12 + Wartung-Stunden × CHF 120

Beispiel-Rechnung (10 Workflows, mittlere Komplexität):

→ Kostenlosen ROI-Rechner herunterladen (Excel)

Der Rechner berücksichtigt:

• Tool-Lizenzkosten
• Aufbau-Aufwand nach Komplexität
• Laufende Wartung und Updates
• Opportunity Costs bei Ausfällen

FAQ

Kann ich Tools später wechseln? Ja, aber mit Aufwand. Zapier zu Make ist einfacher als zu n8n. Planen Sie 20-40% der ursprünglichen Aufbauzeit für Migration.

Welches Tool für Einsteiger? Zapier für sofortige Erfolge, Make für Preis-bewusste Teams, n8n nur mit technischer Unterstützung.

Was ist mit Vendor Lock-in? Zapier am stärksten, Make mittel, n8n praktisch keiner (Open Source + Export-Funktionen).

Fazit: Es gibt nicht das "beste" Tool – nur das beste für Ihre spezifische Situation. Zapier für Geschwindigkeit, Make für Effizienz, n8n für Kontrolle.

Unsicher welches Tool für Sie passt? Buchen Sie eine kostenlose Tool-Beratung – wir finden gemeinsam die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.